Hvilken software skal købes

Der er flere som udbyder software til ruteplanlægning og ruteoptimering på det danske marked og det kan være svært at foretage det rette valg, idet pris, kvalitet og ydelser kan være svært gennemskuelig.

Her gives nogle anbefalinger til, hvad man bør være opmærksom på som køber af software til ruteplanlægning og ruteoptimering.

Prisen på software

Prisen er en vigtig parameter ved enhver IT-investering, men ved investering i ruteplanlægning kan en for entydig fokusering på indkøbsprisen være en faldgruppe.

En indkøbspris på 10.000,- som giver en besparelse i de årlige transportudgifterne på 0,5% kan være et rigtigt dårligt køb sammenlignet med software til en indkøbspris på 100.000,- som giver en besparelse i de årlige transportudgifter på 5%.

For at sikre en god investering skal der både ses på omkostninger til indkøb,  implementering og integration, samt “indtægter” i form af besparelser i kilometer, tid, biler, chauffører, administrativ personale m.v.

Når der ses på økonomien bør følgende tages i betragtning:

• Indkøbspris.
• Forventet årlig besparelse i transportomkostninger gerne dokumenteret gennem en testberegning med egne data.
• Implementeringsomkostninger.
• Integrationsomkostninger.
• Årlige driftsomkostninger.
• Årlige vedligeholdelsesomkostninger.

Behov

Det er vigtigt at få klarlagt virksomhedens behov og vurdere om softwaren understøtter dette behov. For at få et godt udbytte af IT-investeringer er det ofte meget vigtigt, at softwaren understøtter de gældende arbejdsrutiner.

Det er ikke ligegyldigt, om dine ruter ligger forholdsvis fast og der er et mindre flow af nye kunder eller dine transportopgaver er meget dynamiske med et stort dagligt flow af nye kunder eller leveringsadresser.

Er det sidste tilfældet, er det nødvendigt, at investere i software som løbende opdaterer vejnettet med nye veje og husnumre. Der oprettes hundredvis af nye veje og tusindvis af nye adresser hvert år alene i Danmark.

En anden væsentlig afklaring er hvornår der er behov for ruteoptimering. Skal der eksempelvis optimeres i forbindelse med at de enkelte ordre indløber, er det rutedisponering og “ikke bare” ruteoptimering som skal anvendes.

Ved rutedisponering skal softwaren både regne hurtigt og lave gode løsninger og det skal være muligt at give disponenten de nødvendige oplysninger til at udføre eller godkende disponeringen, herunder informere kunden om leveringstid m.v.

• Få præciseret virksomhedens behov.
• Vurder om softwaren dækker både behov og forretningsrutiner.
• Vælg standardsoftware hvis det er muligt – det er ofte dyrt at udvikle specialapplikationer.

Algoritmer

Software til ruteoptimering indeholder en eller flere algoritmer, som foretager selve ruteoptimeringen. Der er meget stor forskel på algoritmer – både hvad angår beregningshastighed, effektivitet og de kapaciteter og restriktioner der kan håndteres. Med 10 minutters søgning på Internettet kan man frit downloade kildekode i C++ som kan foretage ruteoptimering. Det er således ikke svært at få billig kode til ruteoptimering. Det er til gengæld kompliceret at udvikle hurtige algoritmer, som giver løsninger meget tæt på 100% af det optimale og som samtidig kan håndtere mange forskellige kapaciteter, tidsbindinger og restriktioner. I TetraSoft har vi brugt mere end 10 mandår på at udvikle vores algoritmer og bruger hvert år ressourcer på marginale forbedringer. Vi kan dokumentere at algoritmen er blandt de bedste som findes.

Efter vores opfattelse findes der kun ganske få software produkter på det danske marked, som benytter tilstrækkeligt effektive algoritmer til at give din virksomhed en væsentlig fordel. Det er derfor vigtigt:

• At få dokumenteret algoritmens effektivitet – gerne med egne data.
• At vurdere hvorledes kapaciteter, restriktioner, prioriteter og tidsvinduer håndteres.
• At vurdere hvad der sker med beregningstid og algoritmens effektivitet, hvis antallet af ordre, kapaciteter og restriktioner øges.
• At vurdere referencer og kontakte referencer for at høre om deres erfaring.

Brugervenlighed og integration

Fuld udbytte af IT-investeringer forudsætter at medarbejderne hurtigt bliver fortrolig med softwaren.

Er der tale om få brugere og der skal anvendes en stand-alone applikation er det vigtigt, at de medarbejdere der skal anvende softwaren også bliver inddraget i beslutningen og at den nødvendige uddannelse følger med.

Er der tale om mange brugere eller softwaren skal integreres i eksisterende økonomi- eller booking-systemer er det væsentligt, at vælge software som er enkelt at integrere, idet økonomien i mange IT-projekter løber løbsk når det kommer til implementering.

• Vurder om softwaren kan anvendes i din virksomhed som en stand-alone version også selv om den skal integreres.
• Hvis interface og brugervenlighed i stand-alone versionen virker tung – så vær sikker på, at en integration af softwaren vil afhjælpe dette.
• Integration er ofte ensbetydende med øgede omkostninger og ofte kendes de samlede omkostninger ikke i fuldt omfang ved projektstart.
• Få eventuelt integrationen til fast pris – så de samlede omkostninger er kendte ved projektstart.
• Lav en kravspecifikation inden projektstart.